Slik beholder du kontroll over økonomien med enkeltmannsforetak

Privatøkonomi og næringsvirksomhet i samme lommebok

Den absolutt vanligste feilen blant de som starter et enkeltmannsforetak er å bruke samme bankkonto til alt. Lunsjen med en kunde belastes privatkortet, utlegg til kontormateriell trekkes fra sparekontoen, og når det er på tide med regnskap sitter du med en kontoutskrift der halvparten av transaksjonene er private.

Det skaper tre helt konkrete problem:

For det første blir regnskapet unødvendig tidkrevende – du må manuelt gjennomgå hver eneste transaksjon og avgjøre hva som hører til virksomheten.

For det andre øker risikoen for feil i MVA-rapportering, noe som kan føre til tilleggsgebyr.

For det tredje mister du oversikten når det gjelder hvordan det egentlig går for virksomheten.

Løsningen er et tydelig skille fra start. Få på plass et bedriftskort knyttet til virksomheten, og håndter alle utgifter knyttet til næringsvirksomheten den veien. Det tar ti minutter å ordne, og vil spare deg flere timer hver måned.

Et smart bedriftskort gjør mer enn bare å skille privat og næringsvirksomhet. Enkelte moderne bedriftskort gir deg automatisk kategorisering av utgifter, sanntidsoversikt med næringsvirksomhetens kostnader, og mulighet til å sette individuelle grenser hvis du har ansatte. Noen kort har til og med innebygget håndtering av kvitteringer direkte i en app.

Kvitteringer som forsvinner

Når det gjelder kvitteringer, er nettopp håndtering av kvitteringer det andre store problemet for enkeltmannsforetak. Som ansatt var du kanskje nødt til å passe på en kvittering for utlegg fra tid til annen, men som enkeltmannsforetak genererer du som regel kvitteringer hver eneste dag, og hver kvittering kan være en fradragsberettiget kostnad som du mister hvis kvitteringen blir borte.

Digitaliser kvitteringene med en gang! De fleste regnskapsprogrammer har appfunksjoner der du kan ta et bilde av kvitteringen med telefonen, og knytte den til riktig transaksjon. Hvis du har et bedriftskort med integrert håndtering av kvitteringer – noe du med fordel bør vurdere – slipper du dessuten trinnet med manuell knytning av kvittering mot kontoutskrift.

Skatt og MVA – ikke bare en gang per år

Mange som driver enkeltmannsforetak ser på skatt og MVA som noe man håndterer i forbindelse med skattemeldingen, men MVA skal rapporteres fortløpende – enten i seks terminer per år, eller årlig hvis du har lav omsetningen og har søkt om årlig innlevering. Hvis du ikke følger terminoppsettet eller innrapporterer feil beløp, kan det bli kostbart.

Lag en rutine, sett av en fast tid hver måned til å gå igjennom selskapets transaksjoner, rapportere MVA og sette av penger til fremtidig skatt. Det trenger ikke å handle om mer enn en time hvis regnskapet ditt er oppdatert fortløpende, og dine utgifter knyttet til næring allerede er adskilt fra dine private utgifter.

Prissetting og marginer

Et feilgrep som ikke handler om administrasjon, men som likevel hører til økonomistyringen: ikke å regne på sin egen kostnad. Når du driver for deg selv har du utgifter som en arbeidsgiver vanligvis står for i form av egenandeler, forsikring, pensjon, sykeforsikring, programvare og utstyr. Hvis du setter din timepris uten å regne med disse, reduserer du i praksis din egen lønn.

Gjør en enkel kalkyle. Legg sammen alle faste kostnader per måned, legg til den lønn du vil ta ut, del på antall fakturerbare timer. Det tallet er gulvet ditt – under det driver du med tap.

Gjør ting rett helt fra start

For å oppsummere handler god økonomistyring med enkeltmannsforetak ikke bare om å være god med tall. Det handler om å ha et system som gjør jobben for deg.

Lag et skille mellom privat og næringsvirksomhet med et eget bedriftskort. Digitaliser kvitteringer direkte ved kjøp. Før regnskap fortløpende istedenfor å spare alt til skattemeldingen. Pass på moms og skatt hver måned, og regn på dine faktiske kostnader før du setter prisene dine.

Hvis du gjør dette fra start, slipper du de kostbare lærepengene som altfor mange som driver for seg selv betaler for i etterkant.